Открытие кафе: собираем документы

Общепит является одним из самых популярных направлений бизнеса, так как у любого человека имеется базовая потребность в еде, а значит, в любой момент времени он может проголодаться и зайти в ближайшее кафе. Конечно, данный вид предпринимательской деятельности не гарантирует мгновенного успеха, ведь многое зависит от формата заведения, кухни, интерьера и многих других — зачастую субъективных — факторов. Однако риски всегда были, есть и будут в любом бизнесе.

Тем не менее с каждым годом (кризисные периоды вроде пандемии в расчет брать не будем) всевозможных кафе, баров и ресторанов становится все больше. Так, например, в Подмосковье по итогам 2023 года количество заведений общепита выросло на 6% и составило порядка 7,5 тыс. Для сравнения, по состоянию на начало 2022 года этот показатель был на уровне 6,8 тыс. 

Оборот предприятий общепита, по данным Мособлстата на январь текущего года, достиг 16,66 млрд рублей, что на 17% превышает показатель в аналогичный период прошлого года.

Учитывая, что именно предложение порождает спрос, открытие точки общепита действительно можно рассматривать как перспективное вложение средств. Но как к этому подступиться? С чего начать? В первую очередь, конечно же, с бизнес-плана. На нашем сайте для предпринимателей вы найдете образцы бизнес-планов для любой сферы, в том числе для общепита.

Однако немаловажным аспектом является подготовка всей необходимой документации, без которой власти попросту не разрешат открыть свое дело! Поэтому в сегодняшней публикации поговорим о том, какие основные документы нужны для открытия собственного кафе и как их получить.

Общий пакет

В первую очередь стоит сразу уточнить, что содержимое полного пакета документов во многом зависит от географического расположения бизнеса: во многих регионах и даже городах действуют собственные требования. Поэтому в нашей публикации мы говорим только об основных документах, которые потребуются подмосковным предпринимателям. 

Конечно, количество всех необходимый разрешений, заключений, лицензий и прочих бумаг может по-настоящему испугать, да так, что никакой бизнес открывать не захочется. Однако любая проблема имеет решение, главное — знать, где его искать. Наиболее актуальный список всех основных документов выглядит следующим образом:
лист записи в госреестре;

• договор аренды коммерческого помещения;
• заключение противопожарной службы ГУ МЧС;
• паспорт на отходы;
• договоры на вывоз мусора;
• договоры на санитарно-гигиенические исследования воды, продукции и смывов;
• договоры на дератизацию и дезинсекцию помещений;
• паспорт безопасности на объект;
• лицензия на алкоголь;
• другие неочевидные документы.

Для начала стоит разобраться с первыми двумя пунктами. 

Когда предприниматель решился на открытие малого бизнеса, ему предстоит регистрация в одном из госреестров: ЕГРИП (для ИП) или ЕГРЮЛ (для юрлиц). Лист записи в госреестре выдается ФНС при регистрации бизнеса и действует бессрочно. Чтобы получить его в бумажном виде, необходимо проставить соответствующую отметку на последней странице заявления по форме № Р11001 (при создании ООО) или № Р21001 (при открытии ИП).

Договор аренды коммерческого помещения заключается, как следует из названия, с арендодателем. Если предприниматель сам является собственником помещения, в котором будет располагаться кафе, то необходимость в этом документе, само собой, отпадает.

Все остальные документы для удобства разделим на три основных группы: безопасность, санитарные нормы, прочая документация. 

Безопасность

Начнем с заключения противопожарной службы ГУ МЧС. Этим документом интересуются в первую очередь сотрудники МЧС в ходе проверок, однако он также необходим для оформления лицензии на алкоголь.

Как получить. Владельцу кафе необходимо направить заявление и установленный пакет документов в главное управление МЧС по месту регистрации бизнеса. Форма заявления и перечень обязательных бумаг доступны на официальном сайте ведомства (например, здесь — для Подмосковья).

Нужно понимать, что выдача этого документа предполагает очную проверку наличия в заведении пожарной сигнализации, системы пожаротушения, вентиляции и схем эвакуации посетителей и персонала. 

Если помещение арендуется, то, скорее всего, все это уже установлено, однако лучше заранее поинтересоваться этим вопросом у собственника. Если же таких систем нет, то придется их заказать и оплатить. К слову, данные расходы можно разделить с владельцем помещения или даже полностью возложить на него, если он заинтересован в том, чтобы и дальше сдавать его под заведения общепита. 

Установкой систем пожаротушения занимаются специальные компании, у которых есть лицензия от МЧС и разрешение на строительные, проектировочные и изыскательские работы (допуск СРО). Перед тем как обращаться в такую организацию необходимо обязательно проверить ее свидетельство о допуске СРО на портале Национального объединения изыскателей и проектировщиков.

Ответственность. Нарушение требований пожарной безопасности влечет штраф для ИП в размере от 40 тыс. до 60 тыс. рублей, а для юрлиц — от 300 до 400 тыс. рублей. Повторное нарушение приведет к увеличению штрафов в 1,5-2 раза и может грозить приостановкой деятельности на месяц. Разумеется, если из-за нарушения данных требований возник пожар, который повлек вред здоровью или даже смерть людей — наказание будет гораздо более суровым.

Если в кафе могут одновременно находиться от 50 человек, то владельцу необходимо самостоятельно разработать паспорт безопасности. Если же заведение рассчитано менее чем на 50 человек, то этот документ не требуется. 

Его хранят городские службы, чтобы в случае возникновения опасных ситуаций можно было эффективно провести спасательную операцию. В документе описаны способы эвакуации из помещения, технические проблемы объекта, а также указаны контакты сотрудников. 

Как получить. Подробная инструкция содержится в постановлении Правительства РФ №1273 от 19 октября 2017 года. Но если коротко, то он заполняется в три основных этапа. 

Сначала владелец кафе приглашает комиссию из администрации города, которая обследует объект, проверит соответствие требованиям безопасности и при необходимости даст рекомендации по устранению нарушений или недоработок.

Затем нужно заполнить форму из приложения к вышеупомянутому постановлению. В ней указывается общая информация о кафе, сведения о потенциально опасных участках, возможные противоправные действия и их последствия, а также данные о силах и средствах, привлекаемых для защиты от терроризма (наименование охранной организации, перечень огнестрельного оружия у ее сотрудников и так далее). К слову, зачастую у охранных компаний есть отдельная услуга по оформлению паспортов безопасности.

На последнем этапе заполненный паспорт безопасности подписывается в территориальных отделениях МВД, МЧС и Росгвардии. Каждому ведомству предоставляется собственная копия документа.

Ответственность. Сотрудники МЧС и полиции проверяют наличие паспорта безопасности в обязательном порядке. Его отсутствие влечет серьезные штрафы. Так, ИП или главу компании могут оштрафовать на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. рублей, с малого предприятия взыщут от 50 тыс. до 250 тыс. рублей, а со среднего и крупного — до 500 тыс. рублей. 

Санитарные нормы

Утилизация любого мусора зависит от класса отходов, к которому он относится. Всего есть пять классов, где пятый — это отходы, не представляющие угрозы для людей и окружающей среды (например, обрезки овощей), а первый — экстремально опасные (ртуть из градусника). Для работы кафе потребуется паспорт на отходы со II по IV классы и отказное письмо для отходов I класса. 

Как получить. Такие документы выдают специализированные лаборатории. Их довольно много, и они есть почти в каждом городе. Достаточно просто вбить в поисковик запрос «паспорт на отходы +название города». 

Самое главное — у лаборатории должно быть разрешение на выдачу паспортов от Минприроды. Найти его можно на сайте компании, а проверить — на сайте Росаккредитации по номеру документа.

Отметим, в крупных городах Подмосковья выдачу паспортов осуществляет Научно-исследовательский институт экспертиз. Стоимость услуги составляет от 4,9 тыс. рублей, а срок оказания — от трех дней.

Ответственность. Сотрудники Роспотребнадзора в ходе проверок обязательно попросят показать паспорт на отходы, поэтому его нужно не только получить, но и хранить. А вот штрафы за его отсутствие составят от 40 тыс. до 60 тыс. рублей для ИП и от 200 тыс. до 350 тыс. рублей для юрлиц. 

Кроме того, с отходами связан еще один важный нюанс. Просто так собрать пакеты с мусором и выбросить в ближайший контейнер — нельзя. Владельцу кафе нужно заключить договор на вывоз и утилизацию мусора с региональным оператором. 

Как заключить. В Подмосковье в 2016 году была утверждена схема обращения с отходами, в соответствии с которой вся территория области разделена на семь кластеров. В каждом кластере действует собственный регоператор:

• в Алексинской зоне − ООО «Экопромсервис»;
• в Воскресенской зоне − ООО «Эколайн-Воскресенск»;
• в Каширской зоне − ООО «Каширский РО»;
• в Ногинской зоне − ООО «Хартия»;
• в Рузской зоне − ООО «Рузский РО»;
• в Сергиево-Посадской зоне − ООО «Сергиево-Посадский РО»;
• в Чеховской зоне − ООО «МСК-НТ».

Перед заключением договора стоит проверить лицензию оператора на портале контрольно-надзорной деятельности, так как без нее можно вывозить только безвредные отходы пятого класса. Однако даже прокисшее молоко относится уже к четвертому классу. 

Услуги по вывозу и утилизации мусора оказываются на возмездной основе и оплачивать их должен не собственник помещения, а арендатор. Стоимость таких услуг регламентируется уполномоченным органом (в Подмосковье таким является комитет по ценам и тарифам) и разнится в разных кластерах.

Так, в Воскресенске до 30 июня текущего года вывоз одного кубометра отходов будет стоить 876,24 рубля, а после этой даты — 902,53 рубля (без НДС). В Чеховской зоне тариф составляет 770,77 рублей за кубометр до 30 июня и 863,26 рублей с 1 июля и до конца года.

К слову, до приезда оператора мусор нужно правильно хранить: в отдельных контейнерах на дворовой территории. Для этих целей операторы зачастую предоставляют свои контейнеры и осуществляют их установку — за отдельную плату, разумеется.

Ответственность. За неправильную утилизацию отходов ИП будет наказан штрафом от 30 тыс. до 50 тыс. рублей, а юрлицо — от 100 тыс. до 250 тыс. Кроме того, власти могут закрыть заведение на срок до трех месяцев.

Отходы не единственный источник потенциальной опасности для посетителей кафе и персонала. Таковым могут стать болезнетворные микроорганизмы, бактерии, грибок, плесень, а также насекомые и грызуны. Поэтому перед открытием заведения необходимо убедиться в соответствии санитарно-эпидемиологическим требованиям.

Как получить. Бизнес должен заключить со специализированными компаниями два договора:

• на санитарно-гигиенические исследования воды, продукции и смывов;
• на дератизацию и дезинсекцию.

Организаций, оказывающих такие услуги, достаточно много, они есть практически в каждом городе и найти их не составит труда через обычный поиск в интернете. К слову, некоторые компании проводят и необходимые исследования, и мероприятия по очистке. Это облегчает сбор документов, так как все договора заключаются с одним контрагентом, и зачастую выходит дешевле. После проведения надлежащих мероприятий на кафе оформляется санитарный паспорт. 

Ответственность. Раньше санитарный паспорт был обязательным для открытия любой точки общепита, однако с 2006 года это требование упразднили. Так почему же он оказался в нашей публикации? 

Несмотря на то, что он не нужен для уведомления о начале деятельности, Роспотребнадзор обязательно захочет его увидеть во время проверок, поэтому так важно заключить все договора, а сам паспорт хранить как зеницу ока.

Кроме того, разового проведения исследования воды и продукции недостаточно, то же касается и дезинфекции. Эти мероприятия должны проводиться на регулярной основе. В противном случае, если проверка Роспотребнадзора обнаружит грызунов или плесень, штрафов не избежать: от 5 тыс. до 10 тыс. рублей для ИП, от 30 тыс. до 50 тыс. рублей для юрлиц. Опять же, вполне возможна приостановка деятельности на срок до трех месяцев.

Прочие необходимые документы

У любого кафе или магазина должен быть уголок потребителя, в котором посетитель сможет получить информацию о компании или ознакомиться со своими правами. Самое главное в нем — это документы, подписанные владельцем заведения, к которым необходимо обеспечить свободный доступ:

• выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
• выписка из реестра лицензий на алкоголь (если в кафе осуществляется продажа спиртного);
• закон «Защите прав потребителей»;
• правила оказания услуг предприятий общественного питания;
• контакты контролирующих органов;
• книга жалоб и предложений.

Ответственность. Полное или частичное отсутствие вышеперечисленных документов либо отсутствие доступа к ним приведет к штрафам. Для ИП они составляют 3-4 тыс. рублей, для малых компаний — от 15 тыс. до 20 тыс. рублей, для средних и крупных — от 30 тыс. до 40 тыс. рублей.

В списке документов для уголка потребителя есть лицензия на алкоголь. Без нее в общепите можно продавать только слабоалкогольные напитки: пиво, сидр и медовуху. Если в кафе планируется реализация водки, коньяка и т.д., то получить ее необходимо. Подробно мы описали все этапы ее оформления в Подмосковье в отдельной публикации. Однако сразу сразу подчеркнем: лицензия на продажу алкоголя выдается только юрлицам!

Теперь перейдем к совсем уж не очевидным моментам. Например, в общественном сознании вывеска на фасаде является неотъемлемой частью любого кафе или ресторана. Действительно, это очень важный элемент и декора, и брендинга. Однако в некоторых регионах — и Подмосковье входит в их число — требуется предварительное согласование вывески.

Сделать это можно, например, через РПГУ. Вместе с заявлением нужно прикрепить дизайн-проект вывески (Мособлархитектура разработала типовые шаблоны, на которые можно опираться). Если сведения о здании отсутствуют в ЕГРН, то также необходимо будет направить правоустанавливающие документы. 

Вся процедура занимает до 10 рабочих дней, после чего предприниматель получает разрешение, действующее на протяжении пяти лет, но не более срока действия аренды. 

Отметим, на данном этапе важно не перепутать услуги, так как на РПГУ доступно согласование средства размещения информации и выдача разрешений на установку и эксплуатацию рекламных конструкций.

К средствам размещения информации относятся конструкции и художественные элементы, которые выполняют функцию доведения информации до потребителя. Именно эту роль играют вывески. 

А вот любые конструкции, в которых есть рекламные слоганы или информация о характеристиках товаров, действующих акциях или скидках, относятся уже к рекламным. Для их согласования действует отдельная процедура (кстати, об особенностях наружной рекламы мы тоже писали в отдельном материале).

Другой немаловажный нюанс касается… музыки! Наверное, в подавляющем большинстве кафе и ресторанов обязательным элементом для создания атмосферы является музыка. И чаще всего это не «живые» исполнители, а записи из соцсетей или на дисках.

Вот тут-то и кроется подвох. Согласно действующему законодательству, в общепите нельзя запускать воспроизведение музыкальных композиций из интернета или радио, а также включать музыкальные каналы или диски! Такие действия расцениваются как нарушение исключительных прав на произведение. Чтобы все было легально, требуется заключить договор с автором или сообществом авторов.

Как заключить. Если в заведении планируется проигрывание разноплановой музыки, то заключение договора с каждым автором станет неподъемной задачей — как в финансовом плане, так и по затратам времени. 

Поэтому можно обратиться во Всемирную организацию интеллектуальной собственности (ВОИС) или в Российское авторское общество. Расценки в обоих случаях одинаковы и зависят от типа заведения и площади. Так, для кафе площадью до 50 кв. м тариф составит 38 рублей за «квадрат», но не менее 1,25 тыс. рублей. Если же площадь заведения от 51 кв. м., то ставка будет на уровне 34 рублей (но не менее 1,9 тыс. рублей).

Конечно, есть и бесплатные варианты. Например, договор с начинающей местной группой, для которой бесплатные выступления станут частью «раскрутки». Еще один вариант: использование композиций с открытой лицензией creative commons. 

Ответственность. Нарушение авторских прав карается штрафами от 10 тыс. до 20 тыс рублей для ИП, а также от 15 тыс. до 20 тыс. рублей для малых компаний. Сумма взыскания для среднего и крупного бизнеса вырастает до 30-40 тыс. рублей. 

Кстати, авторские права касаются не только музыки, но и фотографий, например. Любая картинка, взятая из интернета и используемая в бизнесе, может стать причиной судебных разбирательств и компенсационных выплат. Подробнее об этом читайте в нашей публикации. 

Теперь, когда все необходимые документы подготовлены, можно открывать кафе? Нет, остался последний и очень важный этап. После регистрации бизнеса, но до фактического начала деятельности требуется направить уведомление в Роспотребнадзор.

В соответствии с новыми правилами, которые вступили в силу в апреле текущего года, такое уведомление можно направить только через портал «Госуслуги» или его региональный аналог. Заявление рассмотрят в течение пяти рабочих дней, но есть один важный нюанс: никакой документ в ответ не придет. Поэтому по истечении срока можно начинать работу.

Ответственность. Если не уведомить Роспотребнадзор о начале деятельности, то штрафы не заставят себя ждать. Индивидуальным предпринимателям придется отдать от 3 тыс. до 5 тыс. рублей, юрлицам — от 10 тыс. до 20 тыс. рублей.