Любой бизнес, который приобрел кассовый аппарат и собирается его использовать в своей деятельности, обязан пройти процедуру регистрации в налоговых органах. Об этом сказано в федеральном законе №54-ФЗ. Без постановки на учет легально использовать онлайн-кассу не получится. Исключений из этого правила нет. В этой публикации мы подробно рассмотрим каждый этап процесса регистрации.
Без постановки кассы на учет в налоговой невозможно передавать в ФНС актуальные данные, а напечатанные чеки не будут являться официальными документами. Иногда этим пользуются недобросовестные организации, создавая иллюзию легальной деятельности. Торговля, осуществляемая без использования кассовых аппаратов, является незаконной, за это предусмотрены штрафы: от 1500 до 3000 рублей для ИП и от 5000 до 10000 для юридических лиц. Впрочем, если нарушение было зафиксировано впервые, то проверяющие могут вынести предупреждение.
Для регистрации кассового аппарата понадобится собрать пакет документов. В их число входят:
- учредительные документы (список зависит от организационно-правовой формы);
- договор аренды помещений и/или другие подтверждения права собственности или права на использование здания и помещения;
- правильно заполненную форму ввода в эксплуатацию № КМ-1 (она унифицирована) и контракт на техническое обслуживание, предоставленные сервисным центром;
- журналы — операциониста и вызова техспециалистов — причем прошитые и пронумерованные;
- формуляр оборудования или его паспорт;
- заявку о постановке на учет.
Самый простой способ регистрации онлайн-кассы – оформление заявки на сайте ФНС. Необходимо выполнить четыре простых шага, но следует внимательно к этому отнестись, чтобы не допустить ошибки, из-за которых в регистрации могут отказать.
Шаг 1.
Необходимо купить электронную подпись, если у вас ее еще нет, а также заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД).
Сотрудничество с ОФД является обязательным условием для всех пользователей оборудования, кроме одного случая. Договор с ним могут не подписывать те, кто планирует осуществлять продажи в регионе без интернет-связи. Список операторов фискальных данных можно найти на сайте ФНС.
Электронная подпись нужна для того, чтобы подтверждать актуальность отправляемых в налоговое ведомство данных. О том, как получить электронную подпись, мы писали в одной из недавних публикаций.
Шаг 2.
Далее необходимо подать заявление в ФНС. В специальном подразделе на сайте службы необходимо создать учетную запись. Далее следует вписать в соответствующие графы:
- адрес установки и использования оборудования (выбирается из справочника-реестра ФИАС);
- название той торговой точки, на которой будет эксплуатироваться машина;
- модель прибора.
Адрес, который указывается при регистрации, обязательно должен быть в реестре ФИАС и совпадать с местом ведения предпринимательской деятельности. Если адреса в этом нет, то существует только один выход для исправления ситуации – необходимо обратиться в местную администрацию, чтобы адрес был добавлен в федеральную информационную адресную систему.
ФНС предусмотрела автоматическую проверку: сразу после подачи заявки запускается поиск по реестру, и программа устанавливает, существует ли в базе данных оборудование с указанным номером, а если есть, то кто же значится его владельцем. Но самое главное, что вы тоже можете заранее посмотреть аналогичные сведения.
Шаг 3.
Осуществление фискализации – это введение параметров оборудование, а также дальнейшее согласование с ФНС. На этом этапе происходит фактическое уведомление налоговой о том, что у вас есть кассовый аппарат и что он готов к использованию.
Необходимо предоставить:
- номер прибора, присвоенный ему по итогам проверки (он высвечивается в специальном окошке после одобрения заявки, не заметить его очень сложно);
- ИНН и другие сведения о юрлице или индивидуальном предпринимателе;
- название выбранного ОФД.
Здесь крайне важно избежать ошибок при введении ИНН, поскольку даже одна неверно указанная цифра приводит к недействительности фискального накопителя, и тогда использовать его уже нельзя. Корректировка введенных данных не предусмотрена, поэтому необходимо быть максимально внимательным. После завершения передачи данных необходимо сделать распечатку, посмотреть присвоенные оборудованию параметры, перейти в личный кабинет ФНС и внести эти данные в поле «Отчет», вместе с присвоенным делу номером и датой.
Срок регистрации онлайн-кассы строго регламентирован. Ввести все рассматриваемые данные следует не позже, чем через один рабочий день с момента подачи заявки, а с передачей номера и других сведений нельзя затягивать дольше, чем сутки с момента их получения. Если сроки не будут соблюдены, то кассовый аппарат автоматически будет признан непригодным для использования, работать с ним будет нельзя. Убедиться, что фискализация проведена успешно, можно по карточке, поступившей в личный кабинет.
Шаг 4.
На завершающем этапе необходимо предоставить необходимые для работы данные оператору фискальных данных. Это делается в личном кабинете на его сайте. После этого можно приступать к применению кассового аппарата в работе.
Кстати, до конца 2022 года действуют субсидии для малого бизнеса на возмещение затрат по обработке поступлений в системе быстрых платежей.
Причины отказа в постановке на учет
Самыми распространенными причинами являются самые банальные, рядовые нарушения: отсутствие в заявке необходимых документов, срыв сроков подачи данных, ошибки и опечатки.
Согласно статистике, предприниматели чаще всего допускают следующие промахи:
- указан неправильный ОФД — в личном кабинете указан один, а в памяти кассовой машины — другой. В таких случаях оборудование функционирует неправильно.
- номер аппарата или ИНН введены неверно — машинальная опечатка может привести к серьезным последствиям. Фискальный накопитель будет признан недействительным.
- поданные данные и фактические настройки не синхронизированы и различаются, поэтому следует убедиться в том, что данные в аппарате ФН совпадают с тем, что указано в базе ФНС.
- слишком частая замена ОФД, адреса установки и других сведений - откорректировать их разрешено не более 12 раз.