Ошибки предпринимателей при заполнении формы 6-НДФЛ

Правильное заполнение формы 6-НДФЛ, по мнению большого числа начинающих бухгалтеров, считается достаточно сложным процессом. В результате допускаемых ошибок у предпринимателей возникают проблемы с налоговыми органами. В конце 2024 года соответствующие службы опубликовали информацию, содержащую типичные ошибки, допускаемые при заполнении соответствующей формы. Итак, ниже представлены основные проблемы, которых следует избегать.

Раздел 1: типичные ошибки

Представленные в этом разделе данные должны указываться нарастающим итогом полностью за весь отображаемый налоговый период. В разделе указываются сведения обобщенного характера по физическим лицам. Здесь отражен их доход, исчисленный и, само главное, удержанный налог. При этом могут быть допущены такие ошибки:

1. Отсутствует так называемый нарастающий итог.
2. Неправильно заполнена строка 20 (в ней не следует указывать доходы, которые не облагаются НДФЛ). Соответствующее письмо ФНС РФ от 2016 г. на это указывает.
3. Возможны некорректные данные в строчке 70 (налог относится к периоду выплаты зарплаты, а не начислению).
4. Встречаются ошибке и в строке 80. Бухгалтерам следует быть внимательными (в письме ФНС за номером БС-4-11/13984 представлена подробная информация о том, как избежать проблем).

Естественно, в этом разделе могут встречаться и другие ошибки, поэтому перед тем, как сдать форму, ее необходимо проверить.

Раздел 2: типичные ошибки

Здесь указываются различные данные. В частности:

• даты получения дохода физлицом;
• даты по удержанию налогов;
• точные сроки перечисления налогов на полученные доходы физлицом;
• показатели так называемого обобщенного характера (сумма доходов и непосредственно НДФЛ).

Все операции следует указывать за 3 последних месяца, относящихся к данному отчетному периоду. Это сотрудники ФНС РФ сообщали неоднократно посредством писем, отправленных налоговым агентам еще в 2017 году! Однако многие компании при заполнении 6-НДФЛ отражают сведения в данном разделе уже упомянутым выше нарастающим итогом, рассчитываемым с начала года. По сути – это является очень грубым нарушением!

Также надо учитывать, что весь блок, состоящий из строк 100-140, должен заполняться с учетом каждого срокуаоплаты НДФЛ. Встречаются среди типичных ошибок и проблемы такого характера: отсутствует выделение в отдельную группу выплат межрассчетного характера (речь идет об отпускных, больничных, зарплатах и пр.). Про подобные грубые нарушения упомянуто в письме ФНС за номером ГД-4-11/22216 (2017 г.). Например, очень часто встречаются ошибки в упомянутом блоке в строчке 100 (тут отображается дата получения дохода по факту), в строчке 110 (точная дата удержания налога) и в строчке 120 (тут отображена дата перечисления налога).

Прочие проблемы, встречающиеся при заполнении 6-НДФЛ

Среди ошибок, допускаемых налоговыми агентами при заполнении формы, встречаются и такие:

1. Статус налогоплательщика определен неправильно (резидент/нерезидент РФ). Следует помнить, что правила расчета налогов для этих групп разные.
2. Суммы выплат и НДФЛ отображены некорректно из-за неверно произведенных расчетов больничных, зарплат, отпускных и пр.
3. Неверно применены вычеты, что в итоге приводит к ошибочному отображению данных в отчете.
4. Встречаются ошибки и при округлении. В итоге, данные ФНС и налогового агента не совпадают.
5. Не учитываются материальная помощь, компенсации и т.д.
6. Неправильно указанные даты перечисления НДФЛ, что всегда вызывает вопросы у сотрудников налоговой службы.
7. Ошибки при указании дат получения доходов (отпускные, зарплата и т.д.).
8. Неверное отображение ОКТМО, КБК и пр.
9. Неправильное указание кодов категорий доходов (существуют различия между заработной платой и, например, доходов, по договорам гражданско-правового характера).
10. Игнорирование со стороны налоговых агентов изменений, произошедших в законодательстве (использование устаревших форм, неправильно указанные коды, которые были изменены и т.п.).

Встречаются и технические ошибки, от которых тоже никто не застрахован. Например, неправильный формат файла, отправляемый по
e-mail. Бывают проблемы и с программным обеспечением ПК, что приводит к ошибкам при отправке формы посредством сети Интернет. Также следует внимательно проверять имена и фамилии сотрудников, ИНН и прочую персональную информацию. Нарушение сроков подачи отчетов тоже приводит к штрафам, это надо помнить и учитывать.

Важные рекомендации, позволяющие избежать ошибок

Избежать проблем с налоговой службой можно. Среди основных рекомендаций следующие:

• следите за изменениями в законодательстве, а также правилами заполнения формы 6-НДФЛ;
• используйте только проверенное и надежное ПО, являющееся специализированным;
• внимательно проверяйте все сведения, которые используются в отчете;
• ведите строгий учет доходов и расходов, НДФЛ и пр.;
• не забывайте про сверку данных (при необходимости, обращайтесь для этого непосредственно в налоговую инспекцию);
• не забывайте про специфику деятельности компании и ее сотрудников.

Ошибки приводят к существенным материальным расходам в виде пенни или штрафов. Кроме того, сотрудники ФНС могут назначить внеплановую проверку вашего предприятия. В подобных случаях нарушения всегда находятся.

Итого

Поскольку заполнение 6-НДФЛ является очень ответственной задачей, которая требует точности, внимания и профессионализма, такую работу следует поручать профессионалам. Они знают законодательство, следят за его изменениями, используют надежные инструменты и ПО. В зависимости от предпочтений руководства компании такие специалисты могут состоять в штате организации либо быть приглашенными сотрудниками (аутсорсинг).


Статья предоставлена компанией Бухгалтер.рф