Предприниматели, ведущие деятельность в сфере торговли, еще 10 лет назад, быть может, и слышать не слышали ни о каких онлайн-кассах, а уже с 2018 года эта техника стала попросту обязательной для бизнеса. Конечно, на сегодняшний день есть некоторые исключения, но они настолько узкоспециализированные, что, скорее, только подтверждают общее правило.Тем не менее повсеместная распространенность данного вида касс никоим образом не упрощает процесс их подключения. Ранее Центр развития предпринимательства Московской области уже выпускал материал о регистрации онлайн-касс, сегодня мы продолжим тему.
От проблем при постановке кассы на учет не застрахован никто, а они могут повлечь отказ в регистрации или дополнительные расходы на приобретение нового фискального накопителя. В новой публикации рассматриваем возможные ошибки и пути их решения.
Отказ в регистрации
Некоторые ошибки чреваты тем, что ФНС попросту откажется регистрировать кассовую технику. Например, к таким относится ввод данных из сторонних источников, а не из отчета о регистрации. При сличении сведений специалисты выявят несовпадение и справедливо откажут в постановке кассовой техники на учет.Кроме того, данные в заявлении на регистрацию кассовой техники и в настройках самого аппарата должны быть идентичны. Несовпадение сведений также влечет отказ.
В таких ситуациях касса подлежит перерегистрации, но без замены фискального накопителя. Заявление подается в течение одного рабочего дня после изменения данных в журнале учета и карточке регистрации. Особенности данного процесса рассмотрим ниже.
Замена фискального накопителя
Если при регистрации кассы предприниматель неправильно указал регистрационный номер кассовой техники и/или ИНН своего бизнеса, такая ошибка будет критичной. Исправить ее можно только заменой фискального накопителя с последующей перерегистрацией ККТ.Важно: ИНН бизнеса и регистрационный номер кассы вводятся в фискальный накопитель всего один раз. Изменить их уже не получится. Это обусловлено законом №54-ФЗ «О применении ККТ».
Перерегистрация онлайн-кассы
После постановки кассы на учет в ФНС в личный кабинет предпринимателя на сайте ведомства направляется карточка регистрации, после чего остается зарегистрировать технику у оператора фискальных данных (ОФД) и можно приступать к работе. Однако если в карточке изменяются какие-то данные, касса подлежит перерегистрации.Важно: перерегистрация не требуется, если предприятие перешло на другой налоговый режим или у него изменилась ставка НДС. В этом случае нужно просто обновить данные устройства и выпустить соответствующий отчет.
Если предприниматель передал кассу на другую точку (то есть изменился адрес фактического местонахождения техники) или подписал новый договор с ОФД, то менять фискальный накопитель не нужно. Достаточно самостоятельно обновить все настройки и перерегистрировать ККТ в личном кабинете на сайте ФНС.
Но иногда малой кровью не обойтись и в отдельных ситуациях приходится менять фискальный накопитель:- заполнение памяти накопителя;
- истечение срока действия накопителя;
- возникновение технической ошибки.
Отметим, в следующем году процесс перерегистрации кассовой техники существенно упрощается. Как мы писали выше, в настоящее время пользователям необходимо направить в электронном формате заявление о перерегистрации ККТ.
Однако с 1 марта 2025 года заявление не понадобится: владелец кассы сможет направить отчет о корректировке параметров регистрации в своем личном кабинете на сайте оператора фискальных данных, которого будет вполне достаточно.
Карантин чеков
Может случиться так, что владелец кассы некорректно завершил процесс регистрации или не дождался получения карточки регистрации. Например, если предприниматель заменил фискальный накопитель, но не отправил отчет в ФНС и приступил к работе. В такой ситуации у всех выбитых чеков будет статус «Прием в карантин».Карантин чеков — это процедура, применяемая ФНС в случае выявления ошибки в отправленном чеке. Фактически чек отправляется в хранилище, где будет находиться до исправления. Что делать в такой ситуации? Зависит от состояния фискального накопителя.
Если он не менялся, то владелец кассы должен найти номер фискального признака в отчете о регистрации ККТ и зафиксировать дату и время. Эти сведения необходимо ввести в личном кабинете предпринимателя на сайте налоговой. После успешного завершения регистрации все чеки будут перемещены из карантина в базу корректных чеков.
В случае замены фискального накопителя или снятия кассы с учета потребуется другой подход. В зависимости от формата фискальных данных нужно будет либо создать чек коррекции с признаком «Приход» для каждого пробитого чека (ФФД 1.1 и 1.2), либо провести каждый чек с таким же признаком (ФФД 1.5).
Ответственность за нарушение порядка регистрации
Если предприниматель, как в примере выше, продолжает работу с кассой, регистрация которой не была завершена должным образом, или вообще без карточки регистрации, то это будет расценено как нарушение. КоАП предусматривает следующие штрафы:- для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц — от 1,5 тыс. до 3 тыс. рублей;
- для юрлиц — от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.
Стоит ли говорить, что в дальнейшем ведомство самым тщательным образом изучит декларацию, затребует пояснения от бизнеса и приступит к анализу счетов. В итоге все может завершиться выездной проверкой или доначислением налогов.
Чтобы избежать столь неприятного развития событий, нужно постоянно отслеживать статусы чеков и исправлять возникающие ошибки. В крайнем случае необходимо заблаговременно направить в ФНС письмо и разъяснить причины, из-за которых ККТ не подавала сведения.