Современная торговля практически немыслима без применения онлайн-касс, которые сохраняют информацию обо всех операциях и отправляют ее в налоговую. Конечно, есть несколько исключений (о них мы обязательно расскажем ниже), но если начинающий предприниматель открывает собственное дело в сфере торговли, то с высокой долей вероятности без этого аппарата ему не обойтись. Дело в том, что предприниматель в любом случае должен использовать кассовый аппарат при продаже товаров, работ и услуг физическим лицам вне зависимости от того, какую форму расчета они предпочитают. Если речь о идет торговле с представителями организаций или ИП, то кассы применяются в случаях оплаты наличными средствами или банковской картой (в том числе с помощью телефона).
Разумеется, при очной оплате покупатель в любом случае получит «бумажный» чек (во всяком случае этого требует закон), но если клиенту требуется документ в электронном формате, то онлайн-касса отправит его на электронную почту или телефон.
Начинающим предпринимателям лучше заранее определиться с выбором онлайн-кассы и разобраться, как ее регистрировать в ФНС, а поможет в этом наша сегодняшняя публикация.
Кому требуется онлайн-касса?
Ответ на этот вопрос очень прост: почти всем занятым в сфере торговли. Если бизнес что-либо продает за наличные или при оплате банковской картой, то закон требует наличия онлайн-кассы. Кроме того, если клиенты-физлица без статуса ИП переводят деньги компании или ИП — электронная оплата на сайте, перевод по реквизитам или через СБП — последним тоже необходимо иметь онлайн-кассу.На самом деле, проще всего перечислить категории предпринимателей, которым данное оборудование не требуется:
- самозанятые ИП (чеки отправляются в приложении «Мой налог»);
- ИП, которые предоставляют в аренду собственное жилье или машино-место;
- бизнес, который оказывает услуги по ремонту обуви или изготовлению ключей;
- бизнес, осуществляющий продажу мороженого в киосках, а также безалкогольных напитков, питьевой воды и молока в розлив;
- бизнесу в труднодоступной местности ( перечень таких населенных пунктов в Подмосковье);
- ИП на патенте, осуществляющие предпринимательскую деятельность из списка в законе №54-ФЗ;
- аптеки в сельской местности;
- бизнес, ведущий торговлю с открытых прилавков на ярмарках и рынках.
Какое кассовое оборудование необходимо?
Онлайн-кассы бывают разных видов и отличаются по функционалу и целям применения, но сердцем любой из них является фискальный накопитель. Это оборудование, которое записывает все кассовые операции, удостоверяет их подлинность, шифрует и передает в налоговый орган. Самое важное здесь то, что фискальный накопитель необходимо зарегистрировать перед использованием — об этом мы еще расскажем ниже.Стоимость устройства, как правило, колеблется от 6 тыс. до 12 тыс. рублей. На его цену напрямую влияет допустимый срок использования: 13, 15 или 36 месяцев. После истечения данного срока использование накопителя недопустимо, нужно приобрести новое устройство, а онлайн-кассу требуется перерегистрировать.
Более того, выбор фискального накопителя не всегда зависит от желания предпринимателя, на это может повлиять применяемая системы налогообложения. Фактически накопитель с любым сроком действия могут применять только продавцы на ОСН.
А вот ИП на патенте, а также ИП и юрлица на УСН или ЕСХН обязаны использовать накопитель со сроком на 3 года.
Использование накопителя со сроком в 15 месяцев обязательно для ООО и ИП на специальных режимах, если они осуществляют продажу подакцизных товаров. Закон также предусматривает отдельные случаи, когда допустимо применение таких накопителей:
- сезонная работа;
- два спецрежима, один из которых — ОСН;
- онлайн-касса работает в автономном режиме (актуально для населенных пунктов, удаленных от сетей связи);
- юрлицо или ИП выступают как платежный агент.
Помимо онлайн-кассы применяется и другое оборудование, направленное на увеличение эффективности работы. Предприниматели в зависимости от целей и размеров предприятия могут использовать: сканер штрихкодов, терминал эквайринга и принтер этикеток.
Сканер штрихкодов используется в основном в крупных магазинах, предлагающих широкий ассортимент товаров. Он избавляет кассира от долгого поиска товара в каталоге и ручного ввода артикулов. Если в магазине осуществляется продажа крепких алкогольных напитков, то использовать необходимо 2D-сканер, в остальных случай подойдет 1D.
Терминал эквайринга необходим для проведения безналичных платежей — банковской картой или по СБП. Кроме того, для этого потребуется заключить соответствующий договор с банком.
Сам терминал ни в коем разе не заменяет онлайн-кассу, он служит функциональным дополнением к ней. Без данного оборудования проводить безналичную оплату попросту не получится.
Принтер этикеток применяется для самостоятельной маркировки товара, если производитель не нанес штрихкод. Строго говоря, жизненно необходимым его назвать нельзя, так как для печати этикеток сгодится и обыкновенный принтер.
Как выбрать онлайн-кассу?
Использование контрольно-кассовой техники строго регламентировано законом, поэтому для начала нужно ознакомится с перечнем разрешенной ККТ на сайте ФНС. Любую другую кассу не получится даже зарегистрировать, а ее применение для налоговой будет равнозначно полному отсутствию. А это уже чревато штрафами от 10 тыс. рублей для ИП и руководителей малых предприятий, а также от 15 тыс. рублей непосредственно с малого бизнеса.В целом, все онлайн-кассы можно разделить на несколько видов. Расскажем о них немного подробнее.
Фискальный регистратор не имеет ни клавиатуры, ни дисплея. Его нужно подключать к компьютеру с кассовым ПО. Вся система состоит из трех элементов: фискального накопителя, принтера чеков и вычислительного модуля. Существуют модели под разные размеры чековых лент — 58 мм и 80 мм.
Такой вариант подходит большим магазинам, так как при работе используется память компьютера, что позволяет обрабатывать больший ассортимент продукции и быстрее печатать чеки. Примеры: АТОЛ 11Ф, АТОЛ 25Ф, АТОЛ 30Ф.
Автономная онлайн-касса представляет собой компактный терминал, не нуждающийся в проводном подключении к компьютеру. За счет поддержки стандартов беспроводной передачи данных (Wi-Fi, Bluetooth, мобильный интернет) идеально подходит для нестационарной торговли и курьеров. Дополнительными плюсами является защита от влаги и холода.
Однако главным минусом является необходимость ручного ввода всего ассортимента товаров, что ограничивает ее применение в крупных магазинах. К тому же низкая мощность «железа» не позволяет быстро печатать чеки.
Стоимость таких касс колеблется от 6 тыс. до 40 тыс. рублей и более. Самые дешевое оборудование идет, как правило, без фискального накопителя, то есть его придется докупать отдельно. Примеры: АТОЛ 11Ф, АТОЛ 15Ф.
POS-система — это целый комплекс связанного оборудования, в который входит не только касса, но и весы, и сканер штрихкодов. Его использование позволяет значительно автоматизировать работу магазина, так как программное обеспечение позволяет использовать не только стандартные функции, но и контролировать открытие/закрытие смены, загружать акции и скидки на продукцию. Кроме того, заводы-изготовители продолжают выпускать компоненты для таких касс даже после снятия их с производства.
Все это делает POS-системой идеальной для использования в магазине с широким ассортиментом и большой проходимостью. Однако функционал и возможности данного вида касс напрямую влияют на их стоимость, которая может доходить до 150 тыс. рублей. Примеры: АТОЛ Sigma 7.
Облачные кассы стоят несколько особняком, так как они применяются только для проведения оплаты на сайте интернет-магазина. Необходимое оборудование размещается в серверной торговой площадки или компании, которая предоставляет такие кассы в аренду. Для обеспечения ее работы требуется заключить договор эквайринга с банком или же подключиться к одному из многочисленных платежных сервисов.
Возможность аренды такой кассы является большим плюсом для селлера, так как не нужно думать о замене фискального накопителя — это обязанность самого арендодателя. К тому же стоимость аренды, как правило, довольно низкая — в среднем порядка 1,5 тыс. рублей в месяц.
Правда, оформить продажу подакцизных товаров или подлежащих маркировке не получится. Но обычно и реализация такой продукции через интернет находится под запретом.
Где купить онлайн-кассу?
Один из самых популярных вариантов — приобрести необходимое решение у одного из операторов фискальных данных (ОФД). В этом случае подключение и настройка кассы будет осуществляться непосредственно сотрудниками ОФД. Правда, выбор касс зачастую не слишком большой. Варианты: OFD.ru, Первый ОФД и другие.Онлайн-банки предлагают возможность не только купить онлайн-кассу, но и взять ее в рассрочку или арендовать. При этом у отдельных организаций сама аренда бесплатная, оплачиваются только услуги эквайринга. Но ассортимент чаще всего еще меньше, чем у ОФД.
Еще один вариант — купить кассу у оператора сотовой связи. Они есть в продаже у «Билайн», «МТС» и других компаний. Правда, зачастую такое оборудование напрямую привязано к ПО непосредственно оператора, что в отдельных случаях может быть минусом.
Заводы-изготовители, как правило, работают только с большими партиями, но могут сотрудничать и малыми предприятиями. Например, на сайте «АТОЛа» можно положить в корзину всего одно устройство.
Самым ненадежным вариантом является приобретение оборудования у предыдущего владельца. Законом это не запрещено, да и на том же Avito почти шесть тысяч предложений только по Москве. Однако следует учитывать ряд нюансов.
Во-первых, касса может оказаться украденной или потерянной. В таком случае зарегистрировать ее уже не выйдет. Поэтому при покупке нужно обязательно требовать документ, подтверждающий, что касса больше не числится на учете в ФНС.
Во-вторых, на такой кассе могли пробиваться фальшивые чеки для учета несуществующих расходов. В таком случае при регистрации аппарата налоговая обязательно обратит внимание на нового владельца.
Кроме того, фискальный накопитель все равно придется приобретать отдельно, так как предыдущий использованию не подлежит.
Как зарегистрировать кассу через ФНС?
На первом этапе требуется заключить договор с ОФД — без него ФНС откажет в регистрации оборудования. Исключение делают только для бизнеса, действующего в населенных пунктах без доступа к сетям связи. Выбрать оператора можно из перечня на
сайте налоговой. Далее необходимо получить квалифицированную электронную подпись, если таковой еще не имеется. Ее абсолютно бесплатно предоставляет ФНС. КЭП необходима для регистрации кассы через интернет.
На следующем этапе подается заявление в ФНС. Сделать это можно через личный кабинет ИП или юрлица на сайте ведомства. Для этого нужно перейти в раздел «Учет ККТ» и нажать соответствующую кнопку.
В выпадающем списке требуется выбрать пункт «Заполнить заявление вручную» и внести необходимые сведения: адрес места установки кассы и адрес продавца (эти данные могут не совпадать), модель и заводской номер ККТ и накопителя, ОФД, с которым заключен договор.
После отправки заявления кассе будет присвоен регистрационный номер. В течение суток этот номер и ИНН необходимо ввести в кассовую технику. Самое главное на этом этапе — внимательность. В случае ошибки фискальный накопитель придется покупать новый, так как прежний станет недействительным.
По итогам всех манипуляций касса напечатает отчет о регистрации, данные из которого нужно ввести в личном кабинете в разделе «Отчет о регистрации ККТ». После заполнения формы останется только нажать кнопку «Подписать и отправить». По завершении проверки в личный кабинет поступит карточка регистрации, подписанная УКЭП ФНС.
На завершающем этапе останется только зарегистрировать кассу в ОФД. Это делается в личном кабинете на сайте оператора: нужно добавить кассу и ввести параметры регистрации.