В первый день сентября должен был завершиться переход на квалифицированные электронные подписи физлиц и машиночитаемые доверенности (МЧД). Но практически в последний момент ответственные ведомства решили упростить бизнесу переход на МЧД и продлили срок пользования квалифицированными сертификатами до 31 августа следующего года.Правда, уже с 1 сентября удостоверяющие центры больше не будут их выдавать сотрудникам юрлиц. Главное теперь — успеть их продлить. Но это, как говорится, другая история. А в рамках сегодняшней публикации мы будем разбираться, что же такое МЧД, для чего они нужны и что вообще делать, если вас окружили КЭПы, МЧД и другие страшные аббревиатуры.
Новые угрозы — новые правила
Итак, машиночитаемые доверенности ввели еще в марте прошлого года — на добровольной основе, но с оговоркой, что вскоре она будет внедряться чуть ли не принудительно. Понятие «скоро» в нашей стране зачастую носит весьма абстрактный характер (свидетельство тому — очередной перенос окончательного перехода), однако в принудительности сомневаться не приходится.Сама МЧД представляет собой привычную доверенность, но в электронной форме, с квалифицированной электронной подписью (КЭП) главы компании или ИП. Создается она в формате XML и содержит привычные данные: информацию о доверителе и его представителе, номер, срок действия, полномочия предъявителя и так далее.
Среди преимуществ использования МЧД выделяют сокращение объемов бумажной волокиты, ведь тем же ИП, например, больше потребуется заверять бумажную доверенность у нотариуса.
Кроме того, предполагается, что это существенно повысит безопасность электронных сделок. В частности, по МЧД будет легко выяснить, кто из сотрудников допустил ошибку или нарушение при подписании электронных документов. Как это должно работать на практике? Смотрим вместе.
Безопасность превыше всего
В первую очередь, нужно определить, кого касаются новые правила. И здесь все как раз очень просто. Если в штате компании (или ИП) есть сотрудники (в том числе привлеченные), которые сдают отчетность в госорганы, принимают участие в тендерах, ведут обмен документацией с контрагентами или кадровый документооборот с фрилансерами, а также любым другим образом представляют работодателя в системе электронного документооборота, то у них должна быть личная квалифицированная электронная подпись. Она никоим не образом не привязана к работодателю, коих у работника может быть несколько.Однако если сотруднику нужно действовать от лица компании, то работодатель оформляет на него ту самую МЧД. При этом руководитель может при необходимости менять полномочия представителя. Эта доверенность подписывается КЭП руководителя или ИП — их можно получить только в УЦ ФНС или в аккредитованных центрах.
Таким образом, у одного сотрудника будет личная электронная подпись и как минимум одна МЧД. В теории их количество ничем не ограничено и зависит только от количества работодателей у человека.
При оформлении документов от имени организации представитель компании будет прикладывать файл МЧД с его личной электронной подписью физлица. Возможность подписания документов без электронной доверенности останется только у руководителей.
Цифровизация в кадровой работе
Здесь будет нелишне вспомнить, что в 2021 году Правительство РФ разрешило бизнесу перевести кадровую работу в электронный вид. Фактически, это означает полную цифровизацию всех почти всех документов. В бумажном виде остаются только приказы об увольнении, акты о несчастных случаях и о прохождении инструктажей по охране труда. Сюда же можно отнести в отдельных случаях и трудовые книжки.Но какое отношение к этому имеет МЧД? Самое прямое. В сентябре прошлого года Минтруда выпустило приказ № 578н, который регламентирует единые требования к составу и форматам документов для предприятий, использующих электронный документооборот.
Согласно данному нормативному акту, любой рабочий документ в электронном виде и без бумажной копии должен иметь в своем составе как электронную подпись, так и машиночитаемую доверенность.
Принцип работы с МЧД в кадровой работе аналогичен использованию ее во внешнем документообороте. То есть посредством данного файла руководитель делегирует часть своих полномочий в кадровой сфере работнику соответствующего отдела. И в этом случае в МЧД будет проставлена идентификационная метка «Подписание кадровых документов от лица работодателя».
Такая доверенность, подписанная личной КЭП сотрудника, дает ему право на утверждение приказов, трудовых договоров, соглашений о материальной ответственности, информационных писем и прочей сопутствующей документации.
Сроки перехода
Теперь, когда функции и применение МЧД не вызывает вопросов, осталось только понять, когда их применение станет обязательным и как же все-таки работать до этого момента.И первое, о чем стоит сказать: сегодня, 1 сентября, завершился полный переход на использование машиночитаемых доверенностей для всех участников системы цифровой маркировки «Честный знак».
Для всех остальных предпринимателей — как ИП, так и юрлиц — в настоящее время действует переходный период, который завершится 1 сентября 2024 года.
До этого момента подпись под цифровыми документами можно будет ставить двумя способами. Первый является привычным — электронная подпись юрлица. Второй — новый, посредством КЭП физлица, но с приложением МЧД. Оба этих варианта одинаково правомерны еще ровно год. Но по истечении этого срока единственным возможным останется только второй.