Инкассация денег для бизнеса

В век цифровизации оплата любых товаров и услуг по безналу стала явлением повседневным благодаря своему удобству для обеих сторон: достаточно приложить к терминалу карту или телефон — и в тот же момент средства будут перечислены на счет магазина. 

С другой стороны, наличные тоже никуда не делись. Кто-то просто привык именно к такому способу расчета, другие по тем или иным причинам не доверяют «пластику», у третьих просто нет возможности завести счет. Так или иначе, но наличные до сих пор в ходу и вряд ли исчезнут в ближайшее время.

Но как же быть предпринимателям? Ведь большинство бизнес-процессов уже давно перешли в онлайн, расчеты с поставщиками и контрагентами проводятся по безналу, а в некоторых сферах вообще запрещено хранить наличные сверх установленного лимита. На помощь приходит инкассация, о которой мы поговорим в новой публикации.

Зачем нужна инкассация?

В первую очередь стоит разобраться с самим понятием. Итак, инкассация — это транспортировка наличных средств в банк для зачисления на расчетный счет. Расхожее мнение о том, что так называется любое перемещение наличных в пространстве под охраной, ошибочно. В самом определении термина четко прописана конечная точка доставки. Поэтому транспортировка денег из офиса в офис, с точки зрения юриспруденции, так и будет называться — перевозка.

Инкассация фактически обязательна для всех средних и крупных предприятий, так как на них распространяется требование ЦБ РФ по соблюдению лимитов остатка кассы. Проще говоря, компаниям данного сегмента запрещено хранить в кассе наличные, объем которых превышает допустимый размер. Лимит рассчитывается по формулам из приложения к указанию Банка России № 3210-У. Подробнее мы писали об этом в другой публикации. 

Для малого бизнеса закон не предусматривает обязательное соблюдение лимита кассы, но предприятия могут пойти на это добровольно — как правило, по соображениям безопасности. В таком случае лимиты должны соблюдаться неукоснительно.

Нарушение повлечет за собой штрафные санкции:

• для ИП и должностных лиц — в размере 4-5 тыс. рублей;
• для малого бизнеса — 20-25 тыс. рублей;
• для среднего и крупного бизнеса — 40-50 тыс. рублей.

Еще одна причина для зачисления денежных средств на банковский счет — ограничение в 100 тыс. рублей по каждому договору на расчеты между компаниями и ИП. На практике это означает, что при заключении договора поставки между двумя ИП, например, на 150 тыс. рублей предприниматель может оплатить наличными только 100 тыс. рублей, а все остальное придется перечислять по безналу.

Виды инкассации

Существует пять основных видов инкассации наличных средств: самостоятельная, через банкомат, с привлечением инкассаторских служб, мобильная и онлайн-инкассация. У каждого вида свои особенности под нужды различных предприятий. 

Самоинкассация. Самый простой и наименее затратный вариант: предприниматель самостоятельно доставляет деньги в банк. Однако всегда существует риск ограбления в пути, особенно если речь идет о крупных суммах.

Инкассация через банкомат. Фактически это подвид самоинкассации, так как предприниматель самостоятельно доставляет деньги к банкомату, через который происходит зачисление средств на расчетный счет. Такой вариант удобен, когда банкомат расположен в непосредственной близости от места деятельности компании — например, в том же бизнес-центре или в соседнем здании.

Однако есть и минусы. Во-первых, не все банки предлагают возможность самоинкассации через свои банкоматы. У крупных финансовых структур вроде «Сбера», ВТБ, «Т-Банка» или «Альфа Банка» проблем с этим нет, а вот локальные банки не всегда готовы предложить такую услугу.

Во-вторых, у некоторых банкоматов есть технические ограничения на прием купюр определенного номинала — вплоть до невозможности приема, например, пятитысячных банкнот. Кроме того, зачастую банкоматы могут принять за один раз не более 200 купюр. Все это создает дополнительные сложности для предпринимателя, связанные с разменом наличных.

В-третьих, наличие комиссии. В среднем она варьируется от 0,1% до 0,4%. Конкретная ставка зависит от банка и региона. Правда, некоторые банки для привлечения клиентов предлагают льготные условия, например, прием наличных без комиссии в пределах установленной суммы. 

Инкассаторская служба. Самый привычный вид инкассации. Кто из нас не видел, как мужчины в бронежилетах и с оружием загружают пакеты с деньгами в брендированный (и бронированный) фургон того же «Сбера»?

Самый главный плюс данного вида инкассации — максимальный уровень безопасности. Соответственно, такой способ используется по большей части для крупных сумм. 

Из минусов: необходимость заполнения документов и определенные требования к помещению, в котором будет происходить передача средств. Само собой, стоимость данной услуги тоже будет выше, чем в предыдущем случае: за выезд придется заплатить фиксированную часть в размере 500-1000 рублей плюс до 0,4% от суммы наличных.

Мобильная инкассация. Нечто среднее между самоинкассацией через банкомат и выездом бригады инкассаторов: предприниматель заказывает выезд инкассаторов, которые привозят ему мобильный банкомат. Стоит такая услуга порядка 500 рублей, но доступна только клиентам «Сбера», работающим с терминалами «Эвотор».

Автоматический сейф. Данный вид инкассации предполагает установку автоматизированной депозитной машины (АДМ) в офисе. Когда в нее вносятся наличные, машина самостоятельно их распознает и пересчитывает, а средства сразу же зачисляются на расчетный счет. При заполнении сейфа предприниматель заказывает выезд бригады, которая забирает деньги. 

Как правило, установкой АДМ занимается банк (например, такая услуга доступна у «Сбера», «Совкомбанка» и других организаций). Стоимость использования сейфа составляет порядка 5 000 рублей в месяц.

Организация инкассации

Как видно из раздела выше, большая часть способов в той или иной степени автоматизирована либо не требует специальной подготовки. Исключение составляет работа с выездной инкассацией. 

В первую очередь предпринимателю нужно определить, как часто нужна инкассация. Магазин продуктов, например, может заказывать ее каждый день, чтобы соблюдать лимит остатка кассы. Другим малым предприятиям достаточно проведения инкассации раз в неделю. Минимальная и максимальная сумма также устанавливаются на усмотрение ИП или компании.

Выбор инкассаторской службы зависит, само собой, от предлагаемых условий и тарифов. Но не стоит думать, что достаточно просто заключить договор. Большинство служб перед подписанием документов проверяют здание и помещение, в котором будет проходить инкассация, на соответствие ряду требований. У каждой организации они свои, но некие общие параметры выделить все же можно.

В частности, большую роль играет наличие свободного проезда к объекту по освещенным дорогам. Да, некоторые службы вполне могут отказаться от заключения договора, если торговая точка находится где-то в промзоне и вне досягаемости уличных фонарей. 

Еще одним классическим требованием можно назвать наличие парковки у объекта, хотя практика показывает, что порой инкассаторские фургоны останавливаются прямо у дверей на тротуаре.

Основные критерии для помещения, в котором будет осуществляться передача денег: отсутствие любых препятствий на пути следования к нему (в том числе турникетов) и возможность запереть дверь изнутри.

Только при соответствии объекта всем требованиям инкассаторская служба согласится на заключение договора. Здесь тоже есть свои нюансы. Так, договор может быть двусторонним или трехсторонним.

В первом случае он подписывается между клиентом и банком, то есть именно финансовая организация берет на себя обязанность по транспортировке, проверке, пересчету и зачислению средств на расчетный счет.

Во втором случае договор заключается между клиентом, банком и инкассаторской службой. В данной цепочке за перевозку отвечает именно инкассаторская служба, а все остальное возлагается на банк.

На финальном этапе банк выдаст предпринимателю сумку или сейф-пакет для наличных средств.

Отдельно стоит сказать о подготовке непосредственно к инкассации, которая включает в себя несколько этапов.

Сначала кассир или сам предприниматель готовят нужную сумму для транспортировки в банк. Просто пересчитать деньги недостаточно: банкноты нужно разложить по номиналу и пересчитать количество купюр каждого номинала. Эта информация потребуется для заполнения документов.

Речь идет о препроводительной ведомости, которая включает бланк с информацией о предприятии, банке, сумме денежных средств и количестве купюр разного номинала. Аналогичным образом заполняется накладная, так как в части содержимого она дублирует ведомость. Третий документ — квитанция, в которой инкассатор поставит подпись и личный штамп.

После заполнения всех документов деньги упаковываются в сумку или сейф-пакет. Туда же вкладывается препроводительная ведомость, а на внешней стороне закрепляется накладная.

Когда в помещение войдут инкассаторы, его необходимо запереть. Работники инкассаторской службы обязаны предъявить свое служебное удостоверение или паспорт и доверенность на получение денег. Ответственный за проведение инкассации в свою очередь тоже подтверждает личность паспортом.

Кассир или бухгалтер передают инкассатору сумку с деньгами. Он должен убедиться, что сумка запечатана — только после этого инкассатор подпишет квитанцию и заберет деньги. Сама квитанция остается у предпринимателя.