Бизнес и работа с наличными

При слове «касса» обычные люди чаще всего представляют аппарат, на котором продавец в магазине выбивает чек после проведения оплаты. В бытовом смысле так оно и есть, но в предпринимательской деятельности бытует еще одно понятие — операционная касса. Оно включает в себя все операции компании с наличными средствами: прием оплаты от клиентов, передачи денег инкассаторам, выдача зарплаты сотрудникам и так далее.

Более того, порядок работы с наличными средствами строго регламентирован нормативными актами и зовется кассовой дисциплиной. Соблюдать ее обязуются все предприниматели — как ИП, так и юрлица — в обороте которых имеются наличные финансы. В противном случае штрафов не миновать.

Кассовая дисциплина предусматривает работу по определенным правилам и ведение документооборота, который служит подтверждением движения средств. К слову, ИП ведут кассу в упрощенном порядке: для них являются обязательными соблюдение лимита расчета наличными, траты средств из кассы только на установленные законом цели и ведение документов на выдачу зарплаты наличными. Подробно обо всех нюансах и аспектах работы с наличными для бизнеса поговорим в новой публикации.

Документы для работы с наличными

Документооборот является важнейшей частью любого бизнес-процесса. В случае работы с наличными документы подтверждают совершение операций, поэтому неправильное их оформление или отсутствие станет причиной претензий со стороны ФНС.

Все действия с наличными средствами подтверждаются пятью основными бумагами:

• приходным кассовым ордером;
• расходным кассовым ордером;
• кассовой книгой;
• платежной ведомостью;
• книгой учета принятых средств.

С 1 октября текущего года данный список пополнится еще одним пунктом — квитанцией о размене денежных средств.

Приходный кассовый ордер (ПКО) необходим для подтверждения поступления наличных в кассу. Он заполняется бухгалтером по форме № КО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 88 от 18 августа 1998 года. В документе указывается номер, дата, лицо, вносящее деньги, основание и сумма (цифрами и прописью). Помимо бухгалтера, свою подпись на документе проставляет кассир, принявший деньги.

ПКО может быть и в электронном виде, но тогда у бухгалтера и кассира должны быть квалифицированные электронные подписи. При использовании онлайн-кассы документ заполняется на основании отчета о закрытии смены сразу на всю сумму наличных, то есть под каждый чек его составлять не требуется.

Расходный кассовый ордер (РКО), как следует из названия, отражает выдачу наличных: на зарплату персонала, оплату коммунальных услуг, закупку канцтоваров и иные цели для обеспечения деятельности предприятия. Заполняется он аналогично ПКО.

Кассовая книга содержит информацию по движению денежных средств за период: день, месяц, квартал или год. Записи в нее вносятся по каждому ордеру — как приходному, так и расходному.

Вести кассовую книгу можно как в традиционном бумажном виде, так и в электронном формате, но есть несколько нюансов. Так, при отсутствии внутри компании электронного документооборота, в конце дня необходимо распечатать и вручную подписать все бумаги. Соответственно, если электронный документооборот настроен, то ничего распечатывать не требуется, документы подписываются электронной подписью.

Пример: 17 августа кассир вносит в кассу дневную выручку магазина в размере 40 тыс. рублей. В тот же день он передает все деньги в банк. Таким образом, в кассовую книгу потребуется внести две записи за 17 августа: по приходному и расходному кассовым ордерам на сумму в 40 тыс. рублей.

Соответственно, если 25 августа кассир снимает в банке 100 тыс. рублей, чтобы выдать зарплату сотрудникам, то в кассовую книгу также будет внесено две записи: о поступлении наличных из банка и выдаче зарплаты персоналу. 

И если говорить о зарплате, то в случае ее выдачи наличными оформляется расчетно-платежная ведомость. В ней указывается период, за который выдается зарплата, дата и номер ведомости, кадровые данные сотрудника, количество отработанных дней, сумма начислений и удержаний, задолженность (при наличии) и окончательная сумма к выдаче.

Правда, если сотрудников не очень много, то вместо расчетно-платежной ведомости предприниматель может оформить расходный кассовый ордер на каждого работника. В противном случае РКО составляется на общую сумму, указанную в документе.

Если в организации работают несколько кассиров, которые передают друг другу наличные средства, то потребуется книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств. В ней отражается движение денег из кассы в кассу. Для предприятий с одним кассиром такая книга не требуется.

Важно помнить еще несколько обязательных правил при работе с кассовыми документами. Во-первых, исправления в них не допускаются. В случае ошибки документ необходимо составлять с нуля.

Во-вторых, все документы нужно хранить минимум пять лет. При этом документы на выплату зарплаты хранятся от шести лет, а при отсутствии лицевых счетов у сотрудников — вплоть до 75 лет. А главное, отсчет времени хранения начинается только со следующего после оформления документов года. То есть для РПО, составленного 17 августа 2024 года, как в примере выше, отсчет начнется только с 1 января 2025 года.

Прием наличных

В работе с наличными регламентирован не только документооборот, но и практически любые действия кассира, начиная с приема денежных средств. 

Первое о чем следует помнить: кассир обязан принять наличные практически в любом состоянии. В указании ЦБ № 1778-У от 16 декабря 2006 года прямым текстом говорится, что банкноты являются платежеспособными даже в том случае, если они грязные или надорванные, имеют потертости, проколы, посторонние надписи или пятна. Мелкие повреждения на монетах также не влияют на их платежеспособность.

По завершении смены кассир должен сформировать на кассовом аппарате соответствующий отчет, оформить ПКО и РКО, а затем передать документы бухгалтеру. 

В некоторых ситуациях требуется внести в кассу наличные по ПКО, составленному бухгалтером. Важно внимательно проверить подпись на документе и не менее внимательно пересчитать деньги, чтобы убедиться правильности заполнения документа. В конце необходимо подписать ордер, оторвать от него квитанцию и передать ее лицу, которое вносит средства.

Выдача наличных

Выдавать наличные, полученные в виде дохода за продажу товаров или оказание услуг, можно только на строго определенные цели, перечисленные в указании ЦБ № 5348-У от 9 декабря 2019 года:

• зарплаты и соцвыплаты персоналу;
• возмещения по страховым договорам (если страховая премия оплачивалась наличными);
• оплата товаров и услуг, необходимых для ведения предпринимательской деятельности;
• возврат денежных средств за товары или услуги;
• на личные нужды ИП, не связанные с ведением бизнеса.
• Процедура выдачи наличных отличается от процесса приема тем, что она несколько сложнее и зависит от конкретной ситуации. Так, если сотрудника компании требуется выдать зарплату, то составляется расчетно-платежная ведомость, а к ней — РКО. Если деньги выдаются поставщику, то оформляется только РКО.

По нему кассир проверяет те же данные, что и при внесении наличных: подпись, совпадение сумм, наличие документов. Чтобы убедиться, что средства получит лицо, указанное в РКО, кассир должен запросить у получателя паспорт.

Затем он передает ему ордер на подпись, а сам пересчитывает деньги так, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями со стороны. Последний, в свою очередь, также может пересчитать деньги, но только перед кассиром, иначе дальнейшие претензии приняты не будут. После завершения всех действий кассир ставит свою подпись на РКО.

Кроме того, магазины порой сталкиваются с необходимостью возврата средств за товар, оплата которого производилась наличными средствами. Однако в этом случае РКО не составляется — на кассовом аппарате выбивается чек с признаком «Возврат прихода».

Интересно, что во всех случаях выдавать можно только целые наличные, а принимать — практически любые. Так или иначе, поврежденные банкноты подлежат передаче в банк.

Помимо правил приема и выдачи наличных, есть и другие нормы, регулирующие лимиты по расчету наличными и по объему денежных средств в кассе. Рассмотрим их подробнее.

Лимит остатка кассы

В конце рабочего дня в кассе должна оставаться определенная сумма, превышение которой недопустимо, но… не для всех. Расчет и соблюдение лимита кассы строго обязательно только для среднего и крупного бизнеса. 

Для малых предприятий и ИП это не более чем рекомендация, следование которой повышает уровень безопасности. Однако если лимит кассы все же установлен, то его несоблюдение приведет к штрафам.

Сам показатель рассчитывается непосредственно предпринимателем. Для расчета можно использовать одну из двух формул предусмотренных приложением к указанию ЦБ № 3210-У. 

По поступлению наличных лимит рассчитывается следующим образом: выручка от продажи / расчетный период * период между днями передачи наличных в банк. В данном случае расчетный период — это число дней, за которые берутся сведения по выручке. Можно выбрать любое количество, но не более 92 дней. 

Период между днями передач наличных в банк не должен превышать 7 дней, однако при отсутствии финансового учреждения в населенном пункте он увеличивается до 14 дней.

Пример: магазин установил расчетный период в 30 дней, а деньги сдает в банк раз в неделю. За месяц работы выручка организации составила 300 тыс. рублей. Соответственно, лимит кассы составляет 70 тыс. рублей. Если в конце рабочего дня в кассе хотя бы на 1 рубль больше, то это считается нарушением.

Для расчета лимита по расходу наличных используется другая формула: объем выданных денег (выдача зарплаты не учитывается) / расчетный период × период между днями получения наличных в банке. Значения показателей аналогичны тем, что используются в первой формуле.

Пример: расчетный период магазин установил в 90 дней, а между получением наличных проходит всего пять дней. Без учета зарплаты из кассы за три месяца было выдано 90 тыс. рублей. Таким образом, лимит кассы составит всего 5 тыс. рублей.

Выше мы говорили, что превышение данного лимита приведет к штрафам, однако есть некоторые исключения. В частности, превышать показатель допустимо в дни выдачи зарплаты (но не более пяти рабочих дней), а также в выходные и праздничные дни, если компания в это время проводит кассовые операции. Например, если магазин работает 9 мая, то есть в праздничный нерабочий день, то превышение лимита допустимо.

Лимит расчета наличными

Данное ограничение используется только при b2b-расчетах и определяет максимальную сумму наличных, которую предприниматель может выплатить другой организации или принять от нее.

Никакие формулы не понадобятся, так как лимит расчета наличными уже установлен ЦБ на одном уровне и составляет 100 тыс. рублей по каждому договору, при этом количество платежей в рамках одной сделки значения не имеет. 

На практике все выглядит следующим образом. Если обычный человек приобретает в магазине компьютер за 150 тыс. рублей, то он может внести наличными сразу всю сумму. Однако если тот же компьютер приобретает ИП для своего офиса, то наличными он может оплатить не более 100 тыс. рублей, а оставшуюся часть суммы провести по безналу.

Бывает, что некоторые недобросовестные предприниматели разбивают один договор на ряд более мелких, чтобы соблюсти требования по лимиту. Однако ФНС может справедливо решить, что такое разделение носит намеренный характер, объединить договоры и взыскать штраф, но об этом в следующем разделе.

Санкции за нарушение кассовой дисциплины

В принципе, все нарушения можно разбить на пять групп, за которые предусмотрены одинаковые штрафы в рамках ст. 15.1 КоАП РФ:

• использование наличных средств на не предусмотренные законом цели;
• использование наличных, поступивших в кассу не с расчетного счета и не в качестве выручки;
• превышение лимита расчетов наличными;
• превышение лимита остатка кассы;
• неоприходование или неполное оприходование наличности.

Размер штрафов за данные нарушения зависит от типа и размера бизнеса. Так, с индивидуального предпринимателя взыщут от 4 тыс. до 5 тыс. рублей, с микро- или малого бизнеса — от 20 тыс. до 25 тыс. рублей, со среднего или крупного бизнеса —  от 40 тыс. до 50 тыс. рублей. 

Немного особняком стоит реализация товаров без кассового аппарата (без пробития чека):

• для ИП и должностных лиц: 25-50% от суммы расчетов без кассы, но не менее 10 тыс. рублей;
• для малого бизнеса: 37,5-50% от суммы расчетов, но не менее 15 тыс. рублей;
• для среднего и крупного бизнеса: 75-100% от суммы расчетов, но не менее 30 тыс. рублей.

Повторное нарушение (если сумма расчетов превышает 1 млн рублей) влечет приостановку деятельности на срок до 90 дней и дисквалификацию должностных лиц вплоть до двух лет.