Любая документация, связанная с установленными договорно-правовыми отношениями, проведением операций в обслуживающем банке, сдачей отчетности в налоговые органы, бухгалтерским учетом, ведение процедур банкротств и т.д., имеет определенные законодательством сроки хранения и правила утилизации. Хранить документы нужно, например, для того, чтобы избежать возможных проблем при возникновении разногласий с контролирующими органами, контрагентами, сотрудниками. Кроме того, ненадлежащее хранение и преждевременное уничтожение документов может привести к наложению штрафов как на саму организацию, так и на должностных лиц. Оспаривание действий государственного органа происходит гораздо легче, когда на руках есть документы, доказывающие правоту предпринимателя.
За нарушение правил хранения архивных документов предусмотрен штраф: на должностных лиц – от 3000 до 5000 рублей, на юрлиц – от 5000 до 10 000 рублей. Уничтожение первичных документов в пределах установленного срока хранения относится к грубым нарушениям правил бухгалтерского учета и наказывается штрафами до 20 тысяч рублей. Также должностным лицам может грозить дисквалификация от года до двух лет при повторном нарушении. Непредставление по требованию налоговой инспекции различных документов карается штрафом в размере 200 рублей за каждый из них. Если же выяснится, что в результате отсутствия документов налоговая база оказалась занижена, недобросовестные организации штрафуются на сумму 20% от неуплаченного налога, но не менее 40000 рублей.
В этой статье объясняем, каким образом необходимо обеспечить сохранность документов в бумажном и электронном виде, а также – как их уничтожить после окончания срока хранения.
Сроки хранения
Сроки хранения различных документов устанавливаются следующими основными правовыми актами:
-
Налоговый кодекс (части I и II);
-
приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов»;
-
закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Кроме того, в зависимости от сферы деятельности организации, на нее могут распространяться приказы, распоряжения и другие правовые акты, утвержденные профильными министерствами. Сроки хранения документов не зависят от того, в каком виде они реализованы – бумажном или электронном, правила действуют одинаково.
Важный нюанс: если срок по государственному перечню и по другим нормативным актам (например, по закону о бухучете) разнятся, необходимо выбирать максимальный срок.
Примеры установленных сроков:
| Вид документа | Срок хранения |
|---|---|
|
Первичная документация (платежные поручения, квитанции, чеки и т.д.) |
5 лет |
|
Перечисление налогов |
5 лет |
|
Кредитные договоры, документы по предоставлению кредита и исполнению обязательств |
5 лет 10 лет – при залоге имущества |
|
Платежные поручения о зарплате и документы к ним |
6/50/75 лет – в зависимости от даты формирования и типа трудовых отношений (подробнее см. в приказе Росархива) |
| Уплата страховых взносов | 6 лет |
Способы хранения документации
Хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы исключить возможность их порчи (промокания, выцветания и т.д.). Также необходимо обеспечить невозможность несанкционированного доступа к ним.
Очевидно, что часть документооборота производится в электронном формате. Для электронных документов применяются следующие правила, которые были разработаны для государственных учреждений:
-
Архив необходимо хранить на физических накопителях в двух (!) экземплярах.
-
Система хранения должна быть организована так, чтобы исключить возможность искажения, потери, воровства данных.
-
Минимум раз в пять лет необходимо проверять физические носители и их содержимое, а также актуальность их использования. При выявлении повреждения или потери актуальности, необходимо произвести перезапись файлов на новый носитель.
-
Хранить электронные документы желательно вместе с сертификатами электронной подписи.
-
Уничтожение электронного документа после истечения срока его хранения происходит по процедуре, аналогичной утилизации бумажных документов - с оформлением акта.
Утилизация документов
Уничтожение документов с истекшим сроком хранения – право, а не обязанность предпринимателя. Компании и ИП могут хранить нужные им документы сверх установленной нормы столько, сколько посчитают нужным. Однако если срок хранения по законодательству подошел к концу, а сам документ больше не представляет ценности для бизнеса, его удаление необходимо производить с соблюдением определенной процедуры.
1. Требуется сформировать экспертную комиссию и утвердить ее приказом руководителя организации. В комиссию должны входить профильные специалисты, обладающие должной квалификацией для определения значимости и возможной востребованности в будущем документа, который предполагается уничтожить.
2. Без экспертизы уничтожение архивов запрещено. По ее итогам составляется протокол, в котором указывается перечень документов, не подлежащих дальнейшему хранению. Он подписывается всеми членами экспертной комиссии и заверяется руководителем организации.
3. Документы передаются на уничтожение. Утилизацию можно осуществить собственными силами, а можно передать специализированной организации (например, если накопившийся архив измеряется тоннами), которая обеспечит вывоз и непосредственную ликвидацию. В случае самостоятельных действий, необходимо составить акт, в котором указывается способ утилизации (измельчение, сожжение и т.д.). Со сторонней организацией должен быть заключен договор на переработку. Документы передаются по накладной с приложением заключения экспертной комиссии. В накладной указывается общий вес и количество передаваемых документов. По итогам уничтожения сторонами подписывается акт оказания услуг.